這篇文章想跟大家聊聊，開(kāi)會(huì)那些事。
李想在微博上說(shuō)，“疫情一段時(shí)間的重要反思，過(guò)去至少40%的會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間，為內(nèi)部低效的信息流通方式和不過(guò)腦子的豬隊(duì)友埋單?！?/span>
感觸良多。
如何把會(huì)開(kāi)好，開(kāi)得上下一心，干勁十足？今天，我把陳春花教授的精彩觀點(diǎn)整理出來(lái)，獨(dú)家分享給你。
開(kāi)會(huì)是一種能力，不是所有人都會(huì)。
大家在公司經(jīng)常開(kāi)會(huì)，習(xí)慣成自然，以為自己會(huì)，其實(shí)不會(huì)。
花老師說(shuō)，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)常犯下面幾個(gè)錯(cuò)誤：
1、不管會(huì)議內(nèi)容如何，總是權(quán)力最高的人說(shuō)了算；
2、和會(huì)議主題不相關(guān)的人，太多；
3、開(kāi)會(huì)的時(shí)候經(jīng)常跑題。
會(huì)議是時(shí)間成本最高的工作方式。
一場(chǎng)會(huì)議是不是開(kāi)得好，主要看是不是能解決兩件事：效率和品質(zhì)。
為了開(kāi)好一場(chǎng)會(huì)，有幾件事特別重要。
討論行動(dòng)方案，而非問(wèn)題
會(huì)議主題要非常明確，你不能突然冒出一個(gè)問(wèn)題就開(kāi)會(huì)。
開(kāi)會(huì)一定是沒(méi)法討論問(wèn)題的，為什么？
討論問(wèn)題的時(shí)候，所有人都不需要負(fù)責(zé)任。
我們很多人開(kāi)會(huì)，表面非常熱鬧，結(jié)果一個(gè)問(wèn)題都沒(méi)解決，帶著一堆觀點(diǎn)就結(jié)束了。這個(gè)會(huì)就白開(kāi)了。
所以，高效的會(huì)，一定要有明確的主題。
比如月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，主題就是檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)的行動(dòng)方案是不是真正被落實(shí)，每一個(gè)匯報(bào)的人必須講行動(dòng)方案，而不是講自己遇到的困難，沒(méi)有達(dá)成目標(biāo)的原因。
討論原因，討論困難，這些都是觀點(diǎn)和問(wèn)題。
記住：開(kāi)會(huì)的最終目的，是落實(shí)行動(dòng)。
誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主持
會(huì)議開(kāi)得好不好，關(guān)鍵看誰(shuí)主持。
開(kāi)會(huì)的主持人，必須是解決問(wèn)題的那個(gè)負(fù)責(zé)人。
比如銷售的會(huì)，銷售負(fù)責(zé)人主持；財(cái)務(wù)的會(huì)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人主持；如果是月度經(jīng)營(yíng)會(huì)，由最主要承擔(dān)績(jī)效目標(biāo)的人主持。
為什么要這樣安排？
花老師解釋說(shuō)，要求解決問(wèn)題的人主持，因?yàn)樗媒Y(jié)果。
不負(fù)責(zé)任的人，是不管結(jié)果的。表面上討論得很好，實(shí)際一個(gè)行動(dòng)沒(méi)有，負(fù)責(zé)任的人就急了。
原則上，誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主持，全程追著答案。
我們太多的會(huì)，往往是老板自己想開(kāi)，或者由不負(fù)責(zé)的人主持。
針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，花老師的建議如下：
首先，一把手或者高管，開(kāi)會(huì)時(shí)盡量少發(fā)言。因?yàn)槟惆l(fā)言，別人也不敢不聽(tīng)，他不聽(tīng)你也生氣。
“我自己當(dāng)董事長(zhǎng)，開(kāi)業(yè)務(wù)會(huì)議都是旁聽(tīng)。他們問(wèn)我，要不要講話，我一般只說(shuō)兩句：大家做得非常好，爭(zhēng)取年底發(fā)獎(jiǎng)金。完事！”
第二，不要輕易講話，講話就得算數(shù)。
大部分領(lǐng)導(dǎo)喜歡說(shuō)，“雖然今天沒(méi)有什么準(zhǔn)備，但我還是講幾句……”。
你沒(méi)準(zhǔn)備，不講就對(duì)了。沒(méi)準(zhǔn)備還要講幾句，就是不負(fù)責(zé)任。
第三，通過(guò)會(huì)議主持，考察人才。
會(huì)議是最重要的管理手段，如果會(huì)議都是老板一個(gè)人主持，你是看不到人才的。
主持會(huì)議對(duì)一個(gè)人要求很高，尤其是在職位和權(quán)力不高的情況下，如果他能把會(huì)順利開(kāi)下來(lái)，中間達(dá)成共識(shí)，結(jié)束拿到結(jié)果，這個(gè)人就值得培養(yǎng)。
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日常會(huì)議不超過(guò)40分鐘
記住，會(huì)議的時(shí)間成本極高，如果臨時(shí)拉一場(chǎng)會(huì)，管理者以及他對(duì)接的同事，所有人的工作都會(huì)被打斷。
如果不是遇到重大挑戰(zhàn)，盡量不要開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。
對(duì)于例行會(huì)議，花老師建議，明確幾個(gè)時(shí)間：
第一，明確開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，一定不要拖延。
別人的時(shí)間也是安排好的。
第二，一定要確定每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間。
比如每個(gè)人15分鐘，多一分鐘都不給，訓(xùn)練員工抓重點(diǎn)的能力。
你只要把時(shí)間壓短，他就會(huì)抓重點(diǎn)了。
第三，一定要留出時(shí)間達(dá)成共識(shí)。
如果需要投票，就留出投票的時(shí)間；如果需要表態(tài)，就留出表態(tài)的時(shí)間。
第四，除了戰(zhàn)略會(huì)議或半年度會(huì)議，日常會(huì)議不超過(guò)40分鐘。
一次會(huì)議只有一個(gè)主題，40分鐘完全夠用。
最怕的是，幾個(gè)主題攪在一起，里面有的主題跟他無(wú)關(guān)，你就浪費(fèi)了他的時(shí)間。
這個(gè)主題跟他沒(méi)關(guān)系，他不夠投入，會(huì)議質(zhì)量也會(huì)下降。
總之，盡量開(kāi)短會(huì)，跟主題無(wú)關(guān)的人員，盡量不參會(huì)或者少參會(huì)。
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開(kāi)會(huì)必須得出結(jié)論
只要是管理會(huì)議，就必須有結(jié)論。
你不能留著這個(gè)議題，說(shuō)“下次再討論”。
一個(gè)議題，你1月份在討論，到12月份還在討論，那說(shuō)明你的議題本身就錯(cuò)了。
舉例：如果1月份討論的是“找到合適的人”（招人），那么會(huì)議就要明確：動(dòng)用多少資源去招，誰(shuí)負(fù)責(zé)去招，什么時(shí)候招來(lái)？
當(dāng)場(chǎng)形成決議，2月份復(fù)盤，這個(gè)議題就關(guān)閉了。
