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項(xiàng)目管理之風(fēng)險(xiǎn)管理:如何系統(tǒng)化應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)?

添加時(shí)間:2021-06-03 17:28:54
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  項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是一種不確定的事件或條件,一旦發(fā)生,就會(huì)對(duì)至少一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)造成影響,比如范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等,項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也可能對(duì)組織或組織的目標(biāo)造成影響,比如財(cái)務(wù)、聲譽(yù)等。

  項(xiàng)目從構(gòu)思的那一刻起,就存在著風(fēng)險(xiǎn)。而應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的方式,并不總是規(guī)避。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的目的在于提高正面風(fēng)險(xiǎn)的概率或影響,降低負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的概率或影響。從而提高項(xiàng)目成功的可能性。如果風(fēng)險(xiǎn)給項(xiàng)目造成的威脅在可以承受的范圍內(nèi),并且與可能得到的收獲是相平衡的,那么這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)就是可以接受的,要想在充滿不確定性的大環(huán)境下取得成功,組織應(yīng)該致力于在整個(gè)項(xiàng)目期間,積極而又持續(xù)地開展風(fēng)險(xiǎn)管理。

  風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的主體,應(yīng)該包含項(xiàng)目中的團(tuán)隊(duì)成員在內(nèi)的各方干系人,而不只是項(xiàng)目經(jīng)理。組織中的每個(gè)層級(jí),都必須有意識(shí)地積極識(shí)別,并有效管理風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)化的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,是一個(gè)反復(fù)進(jìn)行的過程,應(yīng)該從構(gòu)思階段開始,貫穿項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行的始終。

  識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)過程的主要輸出,就是初始的風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè),包括已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)清單,以及潛在應(yīng)對(duì)措施清單。對(duì)于已識(shí)別的每個(gè)風(fēng)險(xiǎn),都要評(píng)估其概率和影響,并進(jìn)行優(yōu)先排序。

  其中,風(fēng)險(xiǎn)概率是指每個(gè)具體風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性,風(fēng)險(xiǎn)影響則是風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)(進(jìn)度、成本、范圍、質(zhì)量)的潛在影響。

  你可以通過訪談或會(huì)議的形式來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)概率和影響的評(píng)估,參與人員包括熟悉相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)類別的人員,以及項(xiàng)目外部的經(jīng)驗(yàn)豐富人員。

  冰山下的風(fēng)險(xiǎn)

  執(zhí)行中最大的風(fēng)險(xiǎn),不是那些顯而易見的、冰山上的風(fēng)險(xiǎn),那些冰山下看不見的風(fēng)險(xiǎn),往往才是最要命的。通常,項(xiàng)目組中最壞的情況是,大家對(duì)項(xiàng)目里的風(fēng)險(xiǎn)避而不談,避談風(fēng)險(xiǎn)的原因可能是:

  缺乏風(fēng)險(xiǎn)的溝通渠道

  提出來(lái)也沒有用

  老板會(huì)認(rèn)為自己沒能力管好當(dāng)前的項(xiàng)目

  沒有人反饋風(fēng)險(xiǎn),不代表沒有風(fēng)險(xiǎn)

  如果項(xiàng)目經(jīng)理只能依靠正常的渠道識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),這類問題就不可避免。那么,如何識(shí)別冰山下的風(fēng)險(xiǎn)呢?

  其實(shí),當(dāng)尋常的渠道不管用的時(shí)候,就要看項(xiàng)目經(jīng)理的信息網(wǎng)絡(luò)了。項(xiàng)目經(jīng)理一定不能脫離團(tuán)隊(duì)。如果沒有群眾基礎(chǔ),只是坐等著別人給你上報(bào)風(fēng)險(xiǎn),那你的工作就遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有做到位。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理,必須是一個(gè)優(yōu)秀的“情報(bào)人員”,上至最高的項(xiàng)目發(fā)起人及組織的各層決策者,下至項(xiàng)目最邊緣的人群,比如外包、實(shí)習(xí)生、短期借調(diào)支持人員等,你都要跟他們建立廣泛且深入的聯(lián)系

  你需要的是一顆真誠(chéng)交流的心,去關(guān)注項(xiàng)目中的每個(gè)角色、每個(gè)成員的需求,理解他們的困難,愿意為他們提供發(fā)展的機(jī)會(huì),幫助他們?nèi)カ@得更大的成功,僅此而已。

  你識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)越多,項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)就越低

  對(duì)于發(fā)生概率很高的嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn),一定要提前準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案和危機(jī)應(yīng)急預(yù)案。一旦風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)來(lái)臨,應(yīng)急預(yù)案就可以有效地降低風(fēng)險(xiǎn)的損失和危機(jī)帶來(lái)的災(zāi)難

  同時(shí),在項(xiàng)目排期時(shí),你要確保有相應(yīng)的故障演練計(jì)劃,并且做好充分的準(zhǔn)備。也許有些風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案永遠(yuǎn)也用不上,但是這并不是說它們是多余的。在風(fēng)險(xiǎn)降臨的危機(jī)關(guān)頭,它們的價(jià)值就會(huì)凸顯出來(lái)

  在項(xiàng)目執(zhí)行期間,已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)不斷地變化,新的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)產(chǎn)生。你需要在每周的項(xiàng)目狀態(tài)同步會(huì)議上,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行再評(píng)估,并通過周期性的風(fēng)險(xiǎn)審查,來(lái)識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)

  1.治未病,建立系統(tǒng)性保健機(jī)制

  為什么會(huì)存在那么多的瞞報(bào)呢?

  因?yàn)樵诋?dāng)時(shí),及時(shí)匯報(bào)延期往往只會(huì)招來(lái)一頓責(zé)罵。實(shí)際上,越是嚴(yán)格控制的系統(tǒng),越是有問題都窩著藏著,很可能一出問題就是大問題。事物的發(fā)展,總是從量變開始的。為了防止風(fēng)險(xiǎn)演變成問題,就要在項(xiàng)目早期,建立系統(tǒng)性的保健機(jī)制。所謂的“治未病”,就是說要未病先防,事后不如事中控制,事中不如事前控制。

  關(guān)于執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn),群眾永遠(yuǎn)是最有發(fā)言權(quán)的。如果這個(gè)系統(tǒng)是健康的,一定是可以自行去呈現(xiàn)和反饋風(fēng)險(xiǎn)的。而建立系統(tǒng)性保障機(jī)制的關(guān)鍵就在于,你要致力于持續(xù)改善人與人之間的互動(dòng)品質(zhì),提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的健康度。

  經(jīng)常做匿名的問卷收集或訪談,定期做一場(chǎng)坦誠(chéng)布公的復(fù)盤會(huì),都是系統(tǒng)性保健的好方法。做調(diào)查問卷,是項(xiàng)目經(jīng)理了解團(tuán)隊(duì)的重要方式之一。在每個(gè)重要版本結(jié)束時(shí),你都可以用調(diào)查問卷的形式,收集大家的意見,其中有兩個(gè)典型的問題:

  對(duì)這個(gè)版本研發(fā)過程的綜合評(píng)分(包括迭代方式、工作量、工作壓力、團(tuán)隊(duì)配合、時(shí)間管理等各個(gè)方面),這反映了過程滿意度;

  對(duì)這個(gè)版本功能設(shè)計(jì)的滿意度,即產(chǎn)品認(rèn)可度

  你要堅(jiān)持在多個(gè)版本中反復(fù)使用,積累數(shù)據(jù),你就可以通過各個(gè)版本的數(shù)據(jù)變化,看到團(tuán)隊(duì)狀態(tài)的起伏和健康度的走勢(shì)。當(dāng)團(tuán)隊(duì)對(duì)產(chǎn)品的發(fā)展方向產(chǎn)生疑慮或不認(rèn)可,抑或是對(duì)過程中的管理方式或協(xié)作狀態(tài)不滿的時(shí)候,你要允許團(tuán)隊(duì)各抒己見,充分溝通表達(dá)。事先預(yù)防永遠(yuǎn)勝過事后糾正,如果你有意識(shí)地在團(tuán)隊(duì)中構(gòu)建這樣的常規(guī)反饋渠道,系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)提示和保健的作用就會(huì)逐漸發(fā)揮出來(lái)。

  項(xiàng)目經(jīng)理不是只要管理好常規(guī)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)就可以了,真正會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的致命風(fēng)險(xiǎn),往往在項(xiàng)目一開始就埋下了。比如,公司高層對(duì)于項(xiàng)目的態(tài)度和預(yù)期、項(xiàng)目目標(biāo)與組織戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性、項(xiàng)目所依賴的重要資源方的合作關(guān)系、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及行業(yè)市場(chǎng)狀況的變化、政策變化、監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)等。

  一旦致命風(fēng)險(xiǎn)真的發(fā)生,很可能會(huì)回天乏力。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理,可以從過往經(jīng)歷的失敗中,敏銳地嗅到危險(xiǎn)的味道。那么,項(xiàng)目經(jīng)理可以做些什么呢?

  第1步:挖掘出這些致命風(fēng)險(xiǎn),把它們變?yōu)榭梢姷?、可談的。很多管理者非常關(guān)心執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn),卻對(duì)于這類致命風(fēng)險(xiǎn)諱莫如深,只留在自己腦子里,這樣反而是最危險(xiǎn)的。致命風(fēng)險(xiǎn)的挖掘,通常會(huì)讓我們對(duì)項(xiàng)目背景的理解更加透徹,并對(duì)那些影響到項(xiàng)目生死存亡的關(guān)鍵要事,有更加清晰的認(rèn)知和規(guī)劃部署。

  第2步:正視風(fēng)險(xiǎn),不存僥幸心理。你要和發(fā)起人一起想辦法,發(fā)動(dòng)核心團(tuán)隊(duì),合力去制定應(yīng)對(duì)策略。

  第3步:在項(xiàng)目的核心團(tuán)隊(duì)中,周期性地梳理和同步風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)。

  其實(shí),在互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域,成功突圍者大多都是一路坎坷,從各種致命風(fēng)險(xiǎn)中爬出來(lái)的,堪稱九死一生。致命風(fēng)險(xiǎn)的存在,本身就是一種警醒。加速構(gòu)建核心能力,不斷拓寬“護(hù)城河”,才是最根本的應(yīng)對(duì)之道。

  風(fēng)險(xiǎn)是一種不確定的事件或條件,用辯證的眼光看,風(fēng)險(xiǎn)的另外一面就是“機(jī)”?;ヂ?lián)網(wǎng)領(lǐng)域的產(chǎn)品創(chuàng)新,大多是一場(chǎng)跳進(jìn)未知的冒險(xiǎn),這給傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)觀帶來(lái)了極大的沖擊。在項(xiàng)目管理的過程中,步步為營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)管理之外,積極把握不確定性帶來(lái)的機(jī)會(huì),提升系統(tǒng)的反脆弱能力,達(dá)到最優(yōu)的效果,是項(xiàng)目經(jīng)理需要持續(xù)修煉的功。