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拒做文件奴:清理文件提高效率法

添加時(shí)間:2019-01-14 11:08:45
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通過(guò)整理文件來(lái)提高工作效率,養(yǎng)成高效率的好習(xí)慣,做到真正落實(shí)辦公室5S管理制度,不做文件的奴隸。

1:清理辦公桌上新送來(lái)的信函文件,使之變得更有條理。

如果你沒(méi)有條理,不能迅速地處理沒(méi)完沒(méi)了的雜事,那用不了多久,你就會(huì)重新陷入泥潭出不來(lái)。拿出四個(gè)裝信封的盒子,分別寫(xiě)上“雜志”、“宣傳品”、“日常事務(wù)”和“優(yōu)先事務(wù)”等標(biāo)記。按先后一一放置,不要為區(qū)分它們而浪費(fèi)太多的時(shí)間。如果有介于兩者之間的,那就放進(jìn)較次要的盒子。而那些如果三天內(nèi)不加處理就會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難性后果的東西,自然要放進(jìn)“優(yōu)先事務(wù)”中了。

 

2:把“優(yōu)先事務(wù)”的盒子拿過(guò)來(lái),一件件地處理。

不要從中挑選優(yōu)勝劣汰,只要一件件按照順序去做,行動(dòng)完成之后就可以輕松了,千萬(wàn)不要急躁了事。

 

3:把積壓的文書(shū)分好類,處理完優(yōu)先事務(wù)后,你就可以為本周的剩余時(shí)間制定一份詳細(xì)的計(jì)劃了。

這樣做會(huì)改變你的心理狀態(tài),從而促使你有時(shí)間緊迫感,充分利用自己的時(shí)間,去進(jìn)行以后各階段的工作。但別忘了堅(jiān)持一個(gè)原則:永遠(yuǎn)別讓你的辦公桌再度雜亂。

 

4:清理完了積壓的工作,你就必須計(jì)劃好日常文書(shū)工作流程,使它不會(huì)又在你的面前堆積起來(lái)。

你可以在處理完日常事務(wù)信件后,迅速地瀏覽一些宣傳單,以便從中獲得許多很棒的點(diǎn)子。如果這個(gè)時(shí)候你已經(jīng)可以不用從郵件堆下面把文件抽出來(lái),那么你就已經(jīng)掌握了成功管束自己的方法了。

 

5:如果因?yàn)樗枰男畔⑸形吹竭_(dá),或者采取行動(dòng)還為時(shí)尚早而不能去處理某件事務(wù)時(shí),你可以把這類文件歸入“待辦文件夾”,最好不要把它放在你的辦公桌上。

為了保持你的辦公桌整潔,最重要的是要讓每樣?xùn)|西都各歸其位,千萬(wàn)不要肆意亂放。

 

通過(guò)這些清理雜亂無(wú)章的文件,理順工作流程,保持干凈整潔的辦公環(huán)境。在今后保持好的工作習(xí)慣,成為一個(gè)真正的office lady.否則,不久之后,你就又被淹沒(méi)在大量堆積如山的文件中,重新成為文件的奴隸。