怎么做一份成功的項(xiàng)目報(bào)告？這個(gè)問題我們要分2個(gè)部分回答，首先我們得明確什么樣的項(xiàng)目總結(jié)算成功，其次才是這樣的一份成功的項(xiàng)目總結(jié)里面應(yīng)該包括什么內(nèi)容？
所以今天我的回答也會(huì)是從這兩個(gè)方面來分享：先問是什么，再問怎么做。
現(xiàn)在很流行一個(gè)詞，那就是“復(fù)盤”，而寫項(xiàng)目總結(jié)，也是復(fù)盤。但是很多人，并不知道什么才是真正的復(fù)盤。
這是百度百科告訴我們的：
而應(yīng)用在實(shí)際生活和工作中，也是類似的含義。
聯(lián)想集團(tuán)的創(chuàng)始人柳傳志說過一句話：
所謂復(fù)盤，就是一件事情做完了以后，做成功了，或者沒做成功，尤其是沒做成功的，坐下來把當(dāng)時(shí)的這個(gè)事情，我們預(yù)先怎么定的，中間出了什么問題、為什么做不到，把這個(gè)要理一遍。理一遍后，下次再做的時(shí)候，自然這次的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就吸收了。
非常接地氣，可是事實(shí)上，在接地氣的道理都逃不過，“眼睛懂了腦子不懂“的宿命，所以接下來老原就給大家細(xì)細(xì)的拆解一下：
01、做項(xiàng)目總結(jié)的目的
為什么要先說這一部分呢？我想很多人都很煩寫報(bào)告，月度總結(jié)、年中總結(jié)、年終總結(jié)，每一次都抱著敷衍的心態(tài)去完成，只覺得是一項(xiàng)額外的工作任務(wù)。
我問過很多PM，還蠻多人是這個(gè)報(bào)告寫起來又長(zhǎng)又浪費(fèi)時(shí)間，明明還有很多事情要做，這種寫PPT寫word的工作太繁瑣了！
我想，一定是因?yàn)樗麄儧]有認(rèn)清寫總結(jié)的目的：
第一，是為了向上匯報(bào)，能夠讓你的領(lǐng)導(dǎo)看到你的工作進(jìn)度和成果，領(lǐng)導(dǎo)是很沒有安全感的人，如果連總結(jié)都取消了，他可能以為你天天啥事不干。
第二，做復(fù)盤總結(jié)，做復(fù)盤不是說之前做了什么，而是為了梳理過去，為后續(xù)的項(xiàng)目能夠更好的完成而做的復(fù)盤，這個(gè)會(huì)在下一部分詳細(xì)展開來講。
一個(gè)不會(huì)做項(xiàng)目總結(jié)的項(xiàng)目經(jīng)理，可能是一個(gè)好的“背鍋俠”。
做總結(jié)的目的一個(gè)是向上管理，一個(gè)是內(nèi)部?jī)?yōu)化，如果你只是把它當(dāng)作任務(wù)敷衍了事，相當(dāng)于把自己的“晉升”和“成長(zhǎng)”兩條路堵死了。
這里有人會(huì)說，項(xiàng)目進(jìn)展不順利，做項(xiàng)目總結(jié)的時(shí)候不是只能挨批嗎？其實(shí)這還是沒有很好的體會(huì)我前面說的項(xiàng)目總結(jié)的目的。
首先，向上匯報(bào)有技巧，這個(gè)在我之前的文章《不想再做職場(chǎng)老實(shí)人？3招教會(huì)你如何向上匯報(bào)！》里面也有提到，感興趣的可以去看一下，但是前提是要知道這是一個(gè)機(jī)會(huì)，把握好匯報(bào)的機(jī)會(huì)去做向上的管理；
其次，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)該是做給自己看的，抱著為后續(xù)工作更好推進(jìn)的目的去寫，相信結(jié)果一定不一樣！
02、怎么做項(xiàng)目總結(jié)
既然項(xiàng)目總結(jié)這么重要，那要怎么做才能寫出一份讓領(lǐng)導(dǎo)眼前一亮，讓自己和團(tuán)隊(duì)也能有所收獲呢？
1、結(jié)構(gòu)化思維
有很多人一到寫總結(jié)就開始薅頭發(fā)，感覺有很多要寫的，但不知道從哪里開始寫；不知道哪個(gè)部分更重要，找不到重點(diǎn)，浪費(fèi)了時(shí)間也沒有好的反饋；
沒有結(jié)構(gòu)，寫個(gè)開頭就寫不下去了；又或者思路挺清晰的，但是表達(dá)不出來，一動(dòng)筆就斷片……
各種問題都有，其實(shí)項(xiàng)目總結(jié)想寫好，也是有一定的程式和標(biāo)準(zhǔn)化的。
首先是在思維上要清晰，你應(yīng)該具備一定的結(jié)構(gòu)化思維，對(duì)數(shù)據(jù)、問題能夠進(jìn)行結(jié)構(gòu)分析，并利用結(jié)構(gòu)化思維幫助你表達(dá)出來。
什么是結(jié)構(gòu)化思維呢？
結(jié)構(gòu)化思維主要是具備4個(gè)特點(diǎn)：
但是有一點(diǎn)要注意，內(nèi)容多的時(shí)候，要注意抓大放小，并且要做好歸納整理，解決主要問題才是最重要的！
這邊比較重要的部分就是歸納整理、重點(diǎn)把握并且注意好細(xì)節(jié)的把控，不要在細(xì)節(jié)處掉鏈子了
2、項(xiàng)目管理總結(jié)的要點(diǎn)
在具備報(bào)告的基本思維和目的后，要如何形成一個(gè)報(bào)告呢？
主要分6步走：
第一步，明確項(xiàng)目的指標(biāo)和維度（即你的項(xiàng)目定位）
在開始寫你的報(bào)告前，要明確這份報(bào)告要表達(dá)的是什么？比如是進(jìn)度把握的比較好，質(zhì)量過硬等，突出某一個(gè)重點(diǎn)來，再以這個(gè)重點(diǎn)為基準(zhǔn)去確定分析等維度。
這個(gè)維度可以是根據(jù)各個(gè)階段，也可以是按照你在項(xiàng)目中承擔(dān)的角色。
第二步，拆分指標(biāo)并提取
在明確目的后，就需要對(duì)這個(gè)目的進(jìn)行元素的拆分。而這里最重要的就是“可量化”，否則稱不上一個(gè)指標(biāo)。
比如要分析銷售額，那么這個(gè)指標(biāo)就是銷量*單價(jià)，而銷量和單價(jià)就是銷售額這個(gè)目標(biāo)的拆分指標(biāo)。
項(xiàng)目管理也是類似，在做需求時(shí)，對(duì)需求的類型、階段、原因等重要的組成與要素進(jìn)行拆分；其他也可以此類推。
提取的方式一般是2種：一種是固定通用的，另一種是根據(jù)遇到的問題進(jìn)行選取。
什么是通用指標(biāo)？就是上面說的銷售額這類型整個(gè)行業(yè)內(nèi)通用的指標(biāo)。
什么是問題指標(biāo)？就比如在項(xiàng)目施工時(shí)，發(fā)生延期，則對(duì)延期進(jìn)行原因分析，基于這個(gè)原因和問題抽取出指標(biāo)，持續(xù)進(jìn)行監(jiān)控，直至在接下來的項(xiàng)目進(jìn)展中得到解決。
第三步，根據(jù)對(duì)應(yīng)指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析
在我們拆分出了可量化的指標(biāo)，那就是對(duì)對(duì)應(yīng)的指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析。現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時(shí)代，什么行業(yè)和工作都離不開數(shù)據(jù)分析。
重點(diǎn)監(jiān)控和發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，這里的異常數(shù)據(jù)，將是你整篇報(bào)告的分析重點(diǎn)，其余的都可以簡(jiǎn)要帶過。
對(duì)于我這種強(qiáng)迫癥來說，在我的項(xiàng)目計(jì)劃表中，如果出現(xiàn)預(yù)警和異常，我一定是接受不了的。
但是很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)選擇無視一些微小的異常，但是我認(rèn)為，無論怎樣的異常，都要去處理，而不是放任它自由發(fā)展。
為什么呢？一只大象被螞蟻放倒的故事大家肯定都聽過吧。
深入去分析，直到發(fā)現(xiàn)問題本質(zhì)，這個(gè)數(shù)據(jù)分析才能算完成，否則你只能算是個(gè)羅列數(shù)據(jù)的。
在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的時(shí)候，需要突出對(duì)比，一般不能少于3個(gè)案例，在沒有具體詳細(xì)的數(shù)據(jù)時(shí)，也要對(duì)比效果：
比如：
在市場(chǎng)上類似項(xiàng)目相比，取得這個(gè)結(jié)果算好還是不好？
在公司內(nèi)部，同類型項(xiàng)目，結(jié)果是更好還是更差了？
第四步，暴露問題
對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析后，必然會(huì)暴露問題，這不是壞事，而是更好的幫我們發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。
數(shù)據(jù)是最科學(xué)的，它可以感知我們平時(shí)容易被忽視的問題，這也可以體現(xiàn)在報(bào)告里面。
一定會(huì)讓你看起來專業(yè)又認(rèn)真。
第五步，提出解決方案
這是報(bào)告中最體現(xiàn)水平的地方，一定要注意，很多人經(jīng)常到第四步就結(jié)束了，在總結(jié)里面羅列分析了一大堆的問題，然后沒有解決方案，是想要交給領(lǐng)導(dǎo)解決嗎？
暴露問題不是最終目的，對(duì)于打工人來說，解決問題才是我們的終極目標(biāo)。
所以PM們，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要找到這個(gè)問題的負(fù)責(zé)人，針對(duì)性地制作解決方案。
你以為到這就結(jié)束了？報(bào)告內(nèi)容是基本完成了，但我敢保證，這個(gè)報(bào)告交上去，或者是在匯報(bào)的時(shí)候，一定沒有人去注意看。
東西做出來，要有人看才有用，所以還有你的排版和美化處理：包括字體大小、排版、配圖、動(dòng)畫，能夠吸引人眼球。
第六步，方案落地執(zhí)行
按照上面的步驟，報(bào)告基本上也就完成了，不過我們寫報(bào)告除了給向上匯報(bào)，還有一個(gè)目的是為后續(xù)的工作提供優(yōu)化方案，所以下一步，就是堅(jiān)決執(zhí)行。出現(xiàn)問題后，再進(jìn)行以上同樣的步驟。
學(xué)項(xiàng)目管理的，大家一定很懂PDCA循環(huán)，意思是差不多的。
做復(fù)盤和項(xiàng)目總結(jié)，不是關(guān)注過去，而是要著眼于未來。
3、不要關(guān)注過去，而是著眼未來
這個(gè)標(biāo)題什么意思呢？
PM們經(jīng)常每次都項(xiàng)目總結(jié)常態(tài)是這樣：
這個(gè)項(xiàng)目終于做完啦，大家開一場(chǎng)總結(jié)大會(huì)吧！
在大會(huì)上，大家憑借著自己“卓越“的記憶，大多數(shù)應(yīng)該是直覺，開始分享在項(xiàng)目里面遇到的困難、做的好的經(jīng)驗(yàn)，有一個(gè)人記錄整理，然后象征性地討論一下，會(huì)后就封存起來。
然后，項(xiàng)目的復(fù)盤就結(jié)束了。
我不信你們不是這樣的，我開的80%的會(huì)都這樣，這樣做沒用嗎？不，它有用，只是沒多大用罷了。
復(fù)盤和總結(jié)僅僅是一場(chǎng)自我滿足會(huì)議或是自我檢討嗎？
不是的，復(fù)盤和總結(jié)的意義是要在這個(gè)行為中獲得力量或者養(yǎng)分，哪怕一點(diǎn)也好，這一天、一個(gè)月怎么過去的，完全不重要。
而做項(xiàng)目總結(jié)的真正目的和核心方法就是需要我們?cè)谡麄€(gè)執(zhí)行和思考的過程中，時(shí)常跳出來審視自己的這個(gè)PDCA系統(tǒng)是否正常。俗稱上帝視角。
03、不懂復(fù)盤，再努力也是白忙一場(chǎng)
對(duì)于個(gè)人而言
離開學(xué)校，我們的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)，有90%都來自于書本之外，想要不被拋棄，只能時(shí)刻把握住工作的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，恰巧每一次的項(xiàng)目復(fù)盤和總結(jié)都是一次學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。
善于復(fù)盤的人，他無論做什么事，不管成或是不成，都會(huì)進(jìn)行復(fù)盤。
對(duì)于企業(yè)/團(tuán)隊(duì)而言
復(fù)盤讓團(tuán)隊(duì)的成功與失敗都有意義，在很多公司，復(fù)盤可以考察一個(gè)人的學(xué)習(xí)能力，也是選拔干部的參考標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)習(xí)力是我們?cè)谶@個(gè)時(shí)代最大的競(jìng)爭(zhēng)力。
“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行“，每一個(gè)成功都源自于各方面都做得周到，每一個(gè)失敗，也都是因?yàn)槟悴攘嗣恳粋€(gè)不該踩的坑。
